Solutions Globales de Collaboration

Comment bien organiser votre réunion à distance : tips !

19 Mar 2020 | Audio conférence, Vidéo conférence, Visioconférence

Avant toute chose, choisissez l’outil de collaboration à distance le plus adapté à votre situation et à votre équipement disponible : sélectionnez une solution simple à installer et à utiliser, pour vous simplifier vos réunions à distances. Call2Conf vous propose les solutions adaptées.

Exploitez toutes les potentialités des solutions d’audioconférence, de web conférence et de visioconférence : profitez des fonctionnalités collaboratives supplémentaires comme par exemple la présentation de documents, le partage d’applications ou encore l’audioconférence intégrée Audio Telecom  / Audio Voip. Qu’allez-vous intégrer à votre réunion et quelles sont les fonctionnalités dont vous allez avoir besoin ? 

Déterminez l’objectif à atteindre pour votre réunion et fixez une durée limitée afin de mobiliser au mieux l’attention de vos participants.         

Sélectionnez et informez les participants de la programmation de votre réunion : les solutions proposées par Call2Conf vous permettent d’envoyer un email à vos participants avec toute la procédure de connexion et les identifiants nécessaires.

Préparez votre environnement : choisissez un lieu adapté, calme et sans dérangements ; disposez votre caméra pour que le contact visuel soit constant entre vous et les participants. Enfin, contrôlez l’ensemble de votre équipement matériel avant de débuter votre réunion : si vous prévoyez le partage de documents, présentations et/ou vidéos, vérifiez leur bonne diffusion.        

Que faire pendant votre réunion en audioconférence, web conférence et visioconférence?

Animez votre réunion : captez l’attention des participants en alternant entre présentations de documents et visualisation des participants. Prêtez attention à votre posture : tenez-vous droit, soyez souriant et garder le contact visuel avec vos participants. Exprimez-vous de façon distincte : parlez suffisamment fort et évitez que des bruits puissent perturber la qualité sonore de votre réunion, privilégiez les connexions en casques micros, éviter l’usage des haut-parleurs et gérer les micros des participants.

 Faites interagir chaque participant : donnez le temps à chacun de donner leur opinion, ne monopolisez pas la parole.    

Laissez l’espace aux questions : annoncez aux participants qu’une séance questions/réponses est prévue pour répondre à toutes leurs questions. Ceci vous garantira l’absence d’interruptions lors de votre présentation.  

Que faire après votre réunion en audioconférence, web conférence et visioconférence?

Après une séance de travail collaboratif à distance, il est important de remercier les participants de leur présence et attention. Préparez un mail de remerciement. Vous pouvez également prévoir d’envoyer des documents de présentation supplémentaires à ceux étudiés au cours de la réunion et les enregistrements ou compte-rendu de vos réunions.