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Comment fonctionne la Web Conférence ?

7 Mai 2020 | Actualités

La web conférence est une réunion en ligne, dans laquelle les participants, par le biais de leurs ordinateurs fixes ou portables, tablettes ou smartphones et de leur connexion internet, peuvent échanger en temps réel, sans aucune contrainte de distance. Tous les participants se connectent à une plateforme virtuelle et sécurisée, pour échanger sur un projet de travail collaboratif ou se consacrer à une session de formation.                  

Son fonctionnement est simple : l’organisateur se charge d’envoyer une invitation à l’ensemble des participants. Le mail d’invitation contient les informations nécessaires à la connexion à la Web conférence : un lien, ainsi que les codes qui permettront aux participants de rejoindre la réunion. Une fois l’accès effectué, les collaborateurs pourront aussi consulter les documents et autres supports relatifs à la réunion ou partager des fichiers. Ils pourront aussi entendre et voir tous les participants, partager leurs écrans, utiliser le tableau blanc virtuel pour écrire, dessiner et concrétiser leurs idées créatives. Des outils de chat sont aussi présents, tout comme la possibilité d’enregistrer la réunion pour un compte rendu facile.  

L’ensemble des documents nécessaires pour la réunion sont partagés en ligne, ce qui évite de les imprimer. Le résultat est une économie de papier, s’intégrant parfaitement dans la démarche RSE de votre entreprise.

Quelques conseils avant de lancer votre Web Conférence


Beaucoup plus flexible qu’une réunion classique autour d’une table, la web conférence nécessite néanmoins de la préparation en amont, et un suivi ensuite. 

Assurez-vous que les participants à la web conférence savent se servir de cet outil et n’ont pas de difficultés d’accès. Call2Conf accompagne les organisateurs et leurs participants pour la connexion et l’utilisation de la solution. Conseillez à vos participants de se connecter à la Web Conférence à partir d’un lieu calme, silencieux et propice à la concentration.

Si votre Web Conférence rassemble des participants de plusieurs pays, faites attention aux fuseaux horaires, afin que tout le monde puisse participer, et également aux différences culturelles possibles dans ce contexte. Les participants doivent notamment être prêts à suivre la Web Conférence en anglais dans ce cas.

En tant qu’organisateur, ne monopolisez pas la parole avec des monologues longs. Vous risquez de perdre l’attention de vos participants. Laissez du temps aux interactions entre tous en utilisant les fonctionnalités de la Web Conférence : partagez des fichiers, utilisez le tableau interactif. N’oubliez pas que vous avez aussi la possibilité de laisser la main aux autres utilisateurs pour un partage d’écran ou autre. 

Faites-vous accompagner pour votre première web conférence!


Besoin d’un coup de main pour mener à bien votre première réunion en ligne ? Nos experts Call2Conf sont là pour vous aider. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question.